10 ฟีเจอร์สำคัญของระบบอินทราเน็ตยุคดิจิตอล

7 กรกฎาคม 2558

1. ให้อิสรภาพในการสื่อสาร เปิดการเชื่อมต่อแบบหลายช่องทาง ทั้งแบบ top down, bottom up, และแบบ peer-to-peer

เพราะประสิทธิภาพการสื่อสารภายในองค์กรถือเป็นเรื่องสำคัญอันดับต้นๆ ที่ทุกองค์กรต้องใส่ใจ ซึ่งหมายความว่าเครื่องมือนี้จะต้องช่วยให้ผู้บริหารระดับสูงสามารถสื่อสารกับพนักงานทุกคนในองค์กรให้ทราบถึงนโยบายและแนวทางปฏิบัติได้อย่างสะดวก ในขณะที่พนักงานก็สามารถชี้แจงสิ่งที่ตนเองคิด หรือรายงานผลงานที่ตนเองรับผิดชอบไปยังผู้จัดการหรือผู้บริหารระดับสูงอย่าง CEO ได้ ระบบต้องทำการบันทึกให้ทราบว่าผู้ใดเป็นผู้ส่งข้อความ รวมถึงวันและเวลาที่ส่งข้อความ และควรมีช่องทางให้พนักงานทุกระดับสามารถทำการสื่อสารระหว่างกันได้โดยตรงด้วย

2. มีเครื่องมือที่อำนวยความสะดวกสำหรับการทำงานร่วมกันเป็นทีม

นั่นแปลว่าการสื่อสารด้วยอีเมล์ภายและการแชร์ไฟล์ร่วมกันในเน็ตเวิร์คอาจไม่เพียงพอแล้วสำหรับยุคดิจิตอลนี้ คุณจำเป็นต้องมีเครื่องมืออื่นๆ เข้ามาเสริมประสิทธิภาพการทำงานของทีมเช่น หน้าเว็บที่เป็นแหล่งรวบรวมข้อมูลของแต่ละทีม (team sites), knowledge sharing อย่างเช่น blog, forum, wiki และ e-learning, หรือแม้แต่เครื่องมือสื่อสารอย่าง instant messaging ที่รองรับ Video call ล้วนมีความจำเป็นต่อการสื่อสารภายในองค์กรทั้งสิ้น

3. เป็นเครื่องมือสำหรับบริหารขั้นตอนการดำเนินงาน

เพราะระบบอินทราเน็ตที่ดีจะเก็บบันทึกรายละเอียดการทำงานในทุกขั้นตอนและทุกส่วนงาน นั่นเท่ากับว่า business process จะเข้ามามีบทบาทต่อการทำงานในทุกส่วนงานที่มีการทำงานร่วมกัน เพื่อทำให้ธุรกิจสามารถมั่นใจได้ว่าจะไม่พบข้อผิดพลาดใดๆ และถึงแม้จะมีข้อบกพร่องบางประการ ผู้บริหารก็จะสามารถตรวจสอบและแก้ไขได้อย่างรวดเร็วและตรงจุด

4. เป็นเครื่องมือที่สร้างผลกระทบเชิงบวกให้กับการทำงานของพนักงานทุกคนในทุกส่วนงาน

อธิบายง่ายๆ คือ ระบบอินทราเน็ตของคุณได้สร้างความแตกต่างในการทำงานให้แก่พนักงานทุกคนหรือไม่ หากคุณปิดระบบจะเกิดอะไรขึ้น พนักงานของคุณจะทันสังเกตไหม หรือจะโอดครวญถึงระบบอินทราเน็ตที่ถูกปิดไป

5. เป็นประตูส่งองค์ความรู้ขององค์กร

ระบบอินทราเน็ตเป็นประตูส่งองค์ความรู้ขององค์กร

คุณต้องลองถามตัวคุณเองก่อนว่าองค์ความรู้ขององค์กรถูกเก็บอยู่ที่ใด ในหัวของคุณ หรือในแฟ้มกระดาษที่วางบนโต๊ะทำงาน หรือในเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือบน shared drives หรือว่าในเว็บของกลุ่ม (team sites) โดยส่วนใหญ่แล้วองค์ความรู้ขององค์กรมักจะไม่ได้อยู่ในที่ๆ ควร ที่ซึ่งสามารถแบ่งปันองค์ความรู้ไปยังพนักงานคนอื่นๆ ได้อย่างสะดวก แล้วหากเกิดเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด ผู้ร่วมงานของคุณจำเป็นต้องออกจากบริษัทไป แล้วคุณจะเอาองค์ความรู้ทั้งหมดที่พวกเขามีมาใช้ประโยชน์ต่อได้อย่างไร

6. สะท้อนถึงคุณค่าขององค์กร

โดยทั่วไปพนักงานส่วนใหญ่มักไม่ได้ต้องการใช้ระบบอินทราเน็ตที่ถูกประดับประดาด้วยธีมสีและโลโก้ขององค์กร เพียงเพื่อให้รู้ว่าพวกเขาทำงานอยู่ที่ใด แต่ระบบอินทราเน็ตที่ดีจะสะท้อนให้พนักงานทุกคนตระหนักถึงคุณค่าขององค์กรที่พวกเขาทำงานอยู่ ซึ่งหมายถึงพนักงานทุกคนจะรู้สึกถึงการทำงานอยู่ภายในออฟฟิศดิจิตอลที่เพียบพร้อมด้วยเครื่องมือต่างๆ มีบรรยากาศที่อบอุ่นน่าทำงาน และนั่นจะเป็นระบบอินทราเน็ตที่ดีที่สุดที่ถูกปรับแต่งให้เข้ากับวิถีขององค์กรของคุณอย่างสมบูรณ์แล้ว

7. ทำหน้าที่ในการสร้างวิสาหกิจชุมชน

องค์กรส่วนมากมักตระหนักถึงความสำคัญของการสร้างชุมชนภายในองค์กร แต่กลับพบว่าส่วนมากมักพบปัญหาในการจะผลักดันให้พนักงานทุกคนเข้ามามีส่วนร่วมกับชุมชม ซึ่งทางออกของปัญหานี้มักแก้ไขได้โดยการเปิดให้พวกเขาสามารถเข้ามีรับรู้ข่าวสารในเรื่องที่เกี่ยวข้อง ได้รับผลประโยชน์ หรือสิ่งที่พวกเขามีความสนใจเช่น การพัฒนาทักษะ, ประสบการณ์ที่น่าตื่นเต้น, งานอดิเรก, รายได้เสริม ตั้งแต่ส่วนแรกสุดที่พวกเขาเข้ามายังระบบอินทราเน็ต โดยส่วนที่สองค่อยเป็นพื้นที่ของงานที่พวกเขาเกี่ยวข้องหรือเรียกว่าเป็นพื้นที่ของระบบอินทราเน็ต แล้วจึงเป็นส่วนพื้นที่ของบริษัทที่จะบอกเล่าข่าวสารภายในองค์กรและการพัฒนาความสัมพันธ์ของสมาชิกทุกคนของชุมชนภายในองค์กร

คุณควรให้ความสนใจกับการสร้างชุมชนภายในที่รองรับสมาชิกกลุ่มที่เป็นพนักงานเก่า หรือกลุ่มนักศึกษาฝึกงานด้วย เพราะสมาชิกกลุ่มนี้จะมีความสนใจในชุมชนมากเป็นพิเศษ และควรมีการเชื่อมต่อเข้ากับ public social media ด้วย

8. มีการกำกับดูแลการบริหารงาน และนโยบายที่โปร่งใส

เพราะคงจะเป็นเรื่องที่ดีไม่น้อยหากมีการระบุอย่างชัดเจนว่าพื้นที่ส่วนนี้มีใครเป็นผู้ดูแล มีนโยบายและกฎระเบียบในการใช้งานร่วมกันอย่างไร ซึ่งจะช่วยให้เกิดข้อพิพาทขึ้นในระบบอินทราเน็ตน้อยที่สุด ดังนั้นส่วนที่มีความสำคัญมากสำหรับประเด็นนี้คือ คุณต้องแน่ใจว่า โครงสร้างการกำกับดูแล, นโยบายการใช้งานระบบอินทราเน็ต ข้อมูลติดต่อผู้ที่รับผิดชอบของแต่ละส่วน ได้ถูกจัดวางไว้อย่างชัดเจนเข้าถึงง่าย ซึ่งคุณอาจเพิ่มปุ่ม “แสดงความคิดเห็น” เพื่อให้ทุกคนสามารถส่งข้อความถึงผู้ที่ควบคุมดูแลส่วนงานนั้นๆได้อย่างสะดวก

9. ต้องมีพื้นที่สำหรับให้ทุกคนเข้ามามีส่วนร่วม

เรื่องนี้อาจเป็นเรื่องยากในการตัดสินใจว่าจะให้ทุกคนเข้ามามีส่วนร่วมในเรื่องใดบ้าง แต่หากคุณลองเปิดใจและลองทำดูคุณจะพบว่ามันมีประโยชน์อย่างไร

10. ต้องเข้าถึงได้จากทุกที่ทุกเวลา

ระบบ Intranet คุณต้องไม่ใช่ระบบที่ถูกออกมาเพื่อพนักงานที่นั่งอยู่หน้าเครื่องคอมพิวเตอร์ในออฟฟิศเพียงเท่านั้น แต่คุณจำเป็นต้องทำให้พวกเขาสามารถใช้งานได้จากทุกที่ เมื่อไรก็ตามที่พวกเขาต้องการใช้งาน คุณต้องตระหนักไว้เสมอว่าทุกครั้งที่พนักงานเข้าสู่ระบบอินทราเน็ต นั่นหมายถึงพวกเขากำลังทำงานให้แก่คุณอยู่ พวกเขากำลังพยายามสร้างชุมชนภายใน และสร้างระบบสื่อสารภายในองค์กรของคุณให้เข้มแข็ง

โปรดอย่าลืมว่าระบบอินทราเน็ตของคุณจำเป็นต้องสะดวกใช้ในทุกๆ platform ทุกๆ devices