การทำงานแบบ Agile แนวคิดในการทำงานขององค์กรยุคใหม่

แนวคิดแบบอไจล์ คือ การปรับปรุงกระบวนการให้ทำงานได้เร็วขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ใช่ว่าอไจล์จะเหมาะกับทุกองค์กร แต่ละองค์กรย่อมมีวัฒนธรรมการทำงานที่แตกต่างกันออกไป ดังนั้นการนำแนวคิดแบบอไจน์มาใช้จึงไม่มีแบบสำเร็จรูปตายตัว แต่ละองค์กรจะต้องหาวิธีมาปรับใช้ให้เหมาะกับวัฒนธรรมขององค์กรเอง

โลกของการทำงานทุกวันนี้ องค์กรต้องเผชิญกับความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วตลอดเวลา ทั้งในด้านการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยี สงครามการค้าระหว่างประเทศ รวมถึงความต้องการของผู้บริโภคที่แปรผันไปตามกระแสสังคมและเป็นแบบส่วนบุคคลมากยิ่งขึ้น เหล่านี้จึงเป็นเหตุให้องค์กรที่ปรับตัวช้า ไม่ทันต่อกระแสยุคดิจิตอล กลายเป็นองค์กรที่ล้าหลังและอาจต้องปิดกิจการลงในที่สุด ดังนั้นการที่องค์กรจะอยู่รอดได้ จำเป็นต้องเตรียมพร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ไม่เฉพาะแค่เรื่องการเพิ่มขีดความสามารถเท่านั้น แต่ต้องเพิ่ม ‘ความเร็ว’ ที่องค์กรจะต้องบริหารเรื่องนี้อย่างมีประสิทธิภาพด้วย

Agile คืออะไร

Agile จะออกเสียงว่า ‘อไจล์’ หรือ ‘อา-ไจล์’ หรือ ‘แอ-ไจล์’ ก็ได้ไม่ผิด มันคือ ‘แนวคิดในการทำงาน’ (ไม่ใช่รูปแบบวิธีการหรือขั้นตอนในการทำงาน) และไม่จำกัดว่าแค่ต้องนำไปใช้กับการพัฒนาซอฟต์แวร์เท่านั้น แต่อไจล์ให้ความสำคัญในเรื่อง ‘คน’ ‘การสื่อสาร’ และ ‘แนวทางที่จะนำไปใช้พัฒนาสินค้าและบริการ’ ขององค์กรให้ได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้สินค้าและบริการเหล่านั้นสามารถตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้งานรวมถึงผู้บริโภคอยู่เสมอ

โดยทั่วไปองค์กรส่วนใหญ่มักจะทำงานด้วยระบบจัดการที่มีชื่อเรียกว่า Project Management โดยมี Project Manager หรือ PM เป็นผู้จัดการโครงการและมีทีมมานั่งวางแผนร่วมกันก่อนที่จะเริ่มโครงการ ดูทั้งเรื่องงบประมาณโครงการ ระยะเวลา กำลังคน และองค์ประกอบอื่นๆ ตั้งแต่ต้นจนจบโครงการ ซึ่งมักจะใช้รูปแบบการทำงานแบบ ‘Waterfall Process’ คือแบบมีขั้นมีตอน ซึ่งเป็นการทำงานที่ต้องให้ผ่านไปทีละขั้น แต่แนวคิดอไจล์นั้นมีรูปแบบการทำงานที่ต่างออกไป อาจกล่าวได้ว่า

‘อไจล์เป็นกระบวนการที่ช่วยลดการทำงานที่เป็นขั้นตอนและงานด้านการทำเอกสารลง’ แต่จะไปมุ่งเน้นในเรื่องการสื่อสารของทีมมากขึ้น เพื่อให้เกิดการพัฒนาสินค้าและบริการใหม่ๆ ได้รวดเร็วขึ้น แล้วจึงนำสิ่งที่ได้ไปให้ผู้ใช้กลุ่มตัวอย่าง (Target group) ทดสอบใช้งานจริง จากนั้นจึงรวมรวมผลทดสอบมาประเมินดูอีกครั้ง เพื่อใช้เป็นแนวทางในการแก้ไขปรับปรุงสินค้าและบริการนั้นๆ ให้ดีขึ้นทีละนิด ด้วยแนวทางนี้จะทำให้องค์กรสามารถพัฒนาสินค้าและบริการได้อย่างรวดเร็วและตอบโจทย์ผู้ใช้งานได้มากขึ้นอย่างสม่ำเสมอนั่นเอง

จริงๆ แล้วอไจล์เกิดขึ้นจากบริษัทที่ทำงานด้านการพัฒนาซอฟต์แวร์เป็นส่วนใหญ่ เพราะบรรดาบริษัทนักพัฒนาซอฟต์แวร์มักเจอปัญหารูปแบบเดิมๆ ซ้ำๆ นั่นก็คือ

• มีความยากในการวางแผนงานให้มีประสิทธิภาพ การคิดและวางแผนงานทุกอย่างตั้งแต่ต้นจนจบโครงการ เป็นอะไรที่ยากมากที่จะคิดทุกอย่างให้ลงตัวและแม่นยำตั้งแต่ก่อนจะลงมือทำ ทั้งความเสี่ยงในเรื่องการจัดการปัญหาที่อาจพบระหว่างทาง การควบคุมขอบเขตของงาน ควบคุมเวลา และงบประมาณที่คิดไว้อาจจะบานปลายได้
• กว่าจะรู้ตัวว่าผิด… ก็สายเกินแก้เสียแล้ว เพราะการทำงานแบบ Waterfall Process กว่าที่ทีมจะได้ทดสอบซอฟต์แวร์ก็ต้องรอจนถึงขั้นตอน Testing ซึ่งอยู่ช่วงท้ายๆ แล้ว หากทีมทดสอบเจอข้อผิดพลาดในช่วงนี้ เช่นเกิดขึ้นจากความเข้าใจผิดหรือไม่เคลียร์ใน Requirements ไม่ก็ ถูก product owner ร้องขอให้ช่วยเปลี่ยนแปลงรายละเอียดเล็กๆ แต่ดันไปกระทบกับการออกแบบ UX/UI Design แล้วยังต้องแก้ไข coding ของซอฟต์แวร์ด้วย นั่นจึงเท่ากับว่าเป็นการย้อนขั้นตอนกลับไปเริ่มทำใหม่อีกรอบเลยก็ว่าได้

เพื่อจัดการกับปัญหาเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพ แนวคิดแบบ ‘อไจล์’ เลยถูกนำมาประยุกต์ใช้ โดย ‘แทนที่เราจะวางเป้าหมายให้ใหญ่ๆ แล้วยังต้องใช้ระยะเวลานานๆ อีกทั้งความพยายามทำให้ซอฟต์แวร์ออกมาให้สมบูรณ์แบบที่สุดในคราวเดียว’ ก็ให้เปลี่ยนเป็นการวางแผนและพัฒนาไปทีละนิด แบ่งซอยขอบเขตงานให้เล็กลง แล้วค่อยๆ ประเมินไปทีละเฟสว่าทำออกมาดีไหม ทำมาถูกทางหรือไม่ จะก้าวต่อไปอย่างไร เมื่อประเมินแล้วจึงค่อยไปต่อในเฟสถัดๆ ไป การกำหนดเป้าหมายให้มีระยะสั้นและค่อยเป็นค่อยไปนี้ เผื่อกรณีที่เจอปัญหาทีมก็จะได้แก้ไขได้ง่ายขึ้น ทีมก็จะได้รับทราบข้อมูลและผลตอบรับจากผู้ใช้งานจริงอยู่เสมอ ซึ่งช่วยให้ทีมสามารถรับมือกับการเปลี่ยนแปลงได้ดีขึ้นด้วย

หลักการของทำงานแบบอไจล์นั้นจริงๆ แล้วก็ไม่ได้มีความซับซ้อน แต่กลับมีประสิทธิภาพมาก

หลักการทำงานแบบอไจล์ประกอบด้วย

• มีการทำงานแบบ Cross-functional team คือการนำคนที่มาจากหลายสายงานที่มักมีความต่างกัน มาทำงานร่วมกันอยู่ในทีมเดียวกัน สิ่งนี้จะส่งผลให้ทีมสามารถทำความเข้าใจกับรายละเอียดของงานได้ง่ายขึ้นแล้วยังส่งผลถึงเรื่องการประสานงานกับส่วนงานต่างๆ ที่มีความคล่องตัวมากขึ้น
• ทีมมีอำนาจในการในการตัดสินใจและกำหนดทิศทางของโครงการมากขึ้น ส่วนใหญ่คนที่ได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติงานใน Agile squad จะได้รับอำนาจในการตัดสินใจที่มากพอเพื่อไม่ให้โครงการต้องผ่านกระบวนการการขออนุมัติขององค์กรที่มักจะใช้เวลานาน หมายความว่า Product Owner จะต้องมีอำนาจตัดสินใจได้ด้วยตัวเอง เพื่อให้เกิดความสะดวกและรวดเร็วที่สุด
• ใช้บุคลากรที่ทำงานเพื่อโครงการนี้โดยเฉพาะ (Dedicated resources) มีการแต่งตั้งคนที่รับผิดชอบงานในแต่ละส่วน เพื่อโฟกัสใน Scope  of work ของโครงการที่ได้รับมอบหมายมา
• แบ่งเฟสงานให้เป็นโครงการเล็กๆ กำหนดเป้าหมายที่ใช้ระยะเวลาสั้นๆ และต้องส่งมอบผลงานเป็นโครงการเล็กๆ เมื่อประเมินผลแล้วว่าอยู่ในทิศทางที่ดีจึงค่อยต่อยอดทำเพิ่มไปเรื่อยๆ ซึ่งหากพบข้อผิดพลาดหรือจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงใด ก็จะปรับเปลี่ยนการทำงานให้เหมาะสมในแต่ละรอบไป มักเรียกวิธีการนี้ว่า Sprint
• ทุกคนสามารถรับรู้สถานะของโครงการได้อย่างชัดเจน ทุกคนจะต้องสื่อสารและรับรู้ปัญหาที่เกิดขึ้นของโครงการ รวมทั้งรายงานความคืบหน้าของโครงการให้ทั้งทีมได้รู้ เพื่อทำให้เกิดความชัดเจนและการวัดผลได้
• เกิดการเรียนรู้อยู่เสมอ เรียนรู้ข้อผิดพลาดและข้อดีได้อย่างรวดเร็ว เนื่องจากการทำงานเป็นรอบเล็กๆ ทำให้เกิดการเรียนรู้ข้อผิดพลาดที่พบจากครั้งก่อนๆ และสามารถหาข้อบกพร่องตลอดจนข้อดีในการทำงานได้อย่างรวดเร็ว

การสร้างวัฒนธรรมการทำงานภายในองค์กรที่เอื้อต่อการทำงานแบบอไจล์

หัวใจสำคัญของแนวคิดการทำงานแบบอไจล์ก็คือ “คน” “การสื่อสารระหว่างกันภายในทีม” และ “การพัฒนาตนเองอยู่เสมอ” ซึ่งองค์กรจำเป็นต้องปลูกฝังและสร้างวัฒนธรรมองค์กรให้เอื้อต่อการทำงานแบบอไจล์ ดังต่อไปนี้

• ให้เคารพในความคิดเห็นของกันและกัน ไม่ว่าคนในทีมจะแตกต่างกันเรื่องเพศ อายุ วัยวุฒิ คุณวุฒิ รวมถึงทักษะความสามารถต่างๆ เพราะด้วยความหลากหลายของสมาชิกภายในทีมนี้จะช่วยให้เราสามารถสร้างผลงานที่มีคุณค่าและตอบโจทย์ผู้ใช้ในวงกว้างได้
• ให้เชื่อมั่นว่าแต่ละคนจะทำงานของตัวเองได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีความมุ่งมั่นที่จะทำงานให้สำเร็จ บริหารจัดการงานต่างๆ ได้ด้วยตนเอง และมีแรงจูงใจที่อยากจะพัฒนาตัวเองให้เก่งขึ้นได้เสมอ
• กระตุ้นให้เกิดการสื่อสารกันภายในทีม เพื่อให้ทีมมองเห็นเป้าหมายตรงกันจะทำงานไปในทิศทางใด ทุกคนต้องเข้าใจกระบวนการการทำงานซึ่งกันและกัน ใครติดปัญหาหรือต้องการแก้ไขปรับปรุงสิ่งใดก็จะได้ร่วมมือแก้ไขกันได้อย่างรวดเร็ว
• ไม่จำกัดเฉพาะแค่เรื่องที่เป็นปัญหาเท่านั้น แต่ถ้ามีเรื่องที่ชอบ พึงพอใจหรืออยากจะชื่นชมทีม ก็สามารถทำได้ทันที เพื่อเป็นการกระตุ้นให้ทีมมีกำลังใจในการทำงานต่อไป นอกจากนี้ยังเป็นการ สร้างความรู้สึกที่เป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน ทีมจะเปิดใจที่จะนำเสนอความคิดเห็นหรือแนวคิดใหม่ๆ ในการทำงานได้ง่ายขึ้นด้วย
• กระตุ้นให้สมาชิกของทีมปรับปรุงและพัฒนาตัวเองอยู่เสมอ เมื่อได้รับความคิดเห็นไม่ว่าจะจากทีม หรือจากบุคคลอื่นที่เกี่ยวข้องก็ต้องรีบนำกลับมาปรับปรุงแก้ไขทันที เปิดใจให้กว้างเข้าไว้ พร้อมเรียนรู้จากข้อผิดพลาดของตัวเองและของทีมเสมอ นอกจากนี้ต้องไม่รอแค่ความคิดเห็นจากคนภายนอกเท่านั้น แต่ต้องมีความมุ่งมั่นที่จะเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ อยู่เสมอด้วย

สิ่งสำคัญของการนำอไจล์มาประยุกต์ใช้ คือการปรับวัฒนธรรมการทำงานและทัศนคติของทุกคนในองค์กรให้สอดคล้องกับกรอบการทำงานแบบอไจล์

กล่าวคือ ทีมต้องทำงานโดยมุ่งเน้นประสิทธิภาพและผลลัพธ์  กล้าคิดกล้าตัดสินใจ เรียนรู้ที่จะทำงานร่วมกับผู้อื่นในทีม ซึ่งมาจากหลายสายงานและพร้อมรับฟังความคิดของผู้อื่น ดังนั้นการนำแนวคิดแบบอไจล์ไปใช้ จึงไม่ใช่แค่การนำเอากระบวนการต่างๆ ไปบังคับใช้กับทุกคนในองค์กร แต่จะต้องเริ่มที่การเปลี่ยนวัฒนธรรมในการทำงาน ซึ่งต้องทำและแสดงให้เห็นตั้งแต่ระดับผู้บริหารลงมาสู่ทีม เพื่อให้ทุกคนในทีมได้เห็นเป็นตัวอย่างที่ดีและเกิดการปฏิบัติตาม จากการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นนี้เองจะเป็นแรงผลักดันให้แก่องค์กรให้สามารถขับเคลื่อนไปอย่างรวดเร็วและพร้อมสำหรับการก้าวสู่ยุคดิจิตอลอย่างยั่งยืน